Centrarse en lo importante: la productividad no mejora (solo) con la tecnología

En su forma más básica, el concepto de productividad es la relación entre la cantidad producida en una unidad de tiempo dada y los medios y coste empleados para producirla. La idea que todos tenemos es que la tecnología ha permitido aumentos significativos de productividad personal para los trabajadores del conocimiento. Por lo tanto, sería natural concluir que, si las personas pueden hacer su trabajo mejor y más rápido, la productividad general, corporativa, tendría que aumentar de manera considerable. Pero no es así.

Judy Wajcman, socióloga de la London School of Economics y autora de ‘Esclavos del tiempo: Vidas aceleradas en la era del capitalismo digital’ identifica la llamada “paradoja de la presión del tiempo”, en función de la cual las tecnologías que deberían liberarnos de muchas ocupaciones y hacernos ganar tiempo, en realidad nos hacen percibir una vida cotidiana más apretada y con menos tiempo disponible.

El discurso sobre el frenesí cotidiano, sin duda, tiene que ver mucho con la tecnología, ya que la tecnología y la sociedad se forjan y moldean entre sí. Si no viviéramos en una sociedad que valora tanto la velocidad, el hecho de estar siempre ocupados, de tener siempre algo que hacer, quizás no esperaríamos una aceleración constante de la tecnología y sus continuas actualizaciones.

Estamos inundados de aplicaciones que nos prometen reducir el tiempo de cualquier tarea, y de transformarnos en seres multitasking. Siempre que sale un nuevo producto, el argumento principal de su promoción es el ahorro de tiempo. Lógicamente, no podemos simplemente empezar una ‘dieta digital’, rechazar los smartphones y volver a la ‘naturaleza’. La tecnología es fundamental para nosotros: pero debemos decidir qué tipo de tecnologías queremos y, sobre todo, qué uso pretendemos hacer de ellas.

Esta paradoja repercute en todos los ámbitos de la sociedad, comenzando por el lugar de trabajo. A pesar de los miles de millones invertidos en desarrollo tecnológico, de hecho, los datos del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos muestran que la productividad laboral general solo ha crecido en un 1-2% por año. Quizás nos estamos enfocando en el tipo incorrecto de productividad y, lo que es más importante, en el tipo incorrecto de gestión.

Estudios publicados por la Harvard Business Review (HBR) demuestran que los trabajadores del conocimiento pasan en promedio un 41% de su tiempo realizando tareas accesorias. Esto se debe a que la mayoría suele aceptar más encargos de los que puede asumir. Saber seleccionar las tareas y las personas que merecen nuestro tiempo es primordial, y la falta de productividad a menudo procede de defectos vinculados con una mala, o ausente, organización y planificación. La tecnología no puede aportar soluciones definitivas, si no se acompaña de una reflexión personal y colectiva.

La productividad corporativa es diferente de la simple suma de la productividad personal de cada empleado. Para mejorar realmente este parámetro es necesario obtener de todos los integrantes de la organización un alto nivel de autoconciencia colectiva, a través de la cual comprender que elementos realmente impulsan el valor de la empresa y, en consecuencia, encaminar a todos los departamentos hacia estos activos.

La productividad individual es parte de la productividad corporativa, la cual se puede cuantificar con métricas muy precisas, pero también con elementos menos medibles como la influencia en el contexto social en el que se opera. Es lo que hace que las empresas sean competitivas y sostenibles. Los dos tipos de productividad nunca deben competir, sino que tienen que ser complementarias y desarrolladas en paralelo.

Todas las organizaciones deberían fomentar la productividad individual proporcionando un entorno de trabajo y unas tecnologías adecuadas. De hecho, la productividad individual en el lugar de trabajo significa completar tareas que acerquen a la consecución de los objetivos marcados y, al mismo tiempo, aportar mayor equilibrio y serenidad a la vida laboral.

HBR en una de sus guías indica cuatro estilos de productividad individual, según las preferencias y estrategias de los profesionales.

  • Priorizadores – Eligen sus tareas más importantes con claridad y les asignan el tiempo necesario. Son críticos, analíticos y lógicos. Asumen grandes cargas laborales.
  • Planificadores – Son organizados y detallistas. Disfrutan de elaborar planes específicos y listas de tareas. Siguen las reglas y completan sus labores con anticipación.
  • Organizadores – Prefieren un pensamiento emocional y expresivo. Son intuitivos y se comunican eficazmente. Les gusta trabajar en equipo.
  • Visualizadores – Su pensamiento es holístico y estratégico. Son creativos e innovadores. Suelen asumir varias responsabilidades a la vez y trabajar rápidamente.

Planificar es la mejor forma de monitorizar los avances y detectar de manera temprana los posibles obstáculos. Las actividades diarias pueden dividirse en cuatro tipos, a fin de identificar con claridad las más importantes:

  • Tareas urgentes e importantes – Como realizar una auditoría antes de autorizar compras.
  • Tareas no urgentes pero importantes – Trazar un plan ante las transformaciones que se presentarán en el sector de su empresa el próximo año es un buen ejemplo.
  • Tareas urgentes pero no importantes – Como atender llamadas intrascendentes.
  • Tareas no urgentes y no importantes 

La naturaleza humana tiende a ser egoísta y a preocuparse sólo por sus actividades diarias o por cómo hacer que su equipo alcance las metas establecidas. Por el contrario, empujar a los colaboradores hacia una mentalidad colectiva produce beneficios tanto individuales como para el conjunto de la organización. Para ello, se necesita una comunicación clara y constante y herramientas que ofrezcan una visibilidad completa del trabajo diario que se realiza y de si se crea o no valor, para que todos tengan una mejor y más clara comprensión de las actividades de la empresa.

Una organización sabrá que ha alcanzado este estado cuando los beneficios en la productividad personal se sumen a los de la empresa. Por tanto, el objetivo final, aunque difícil de conseguir, es una gran organización en la que todos los trabajadores tengan pleno contexto, herramientas y apoyo para centrar su tiempo en los principales aspectos de valor de la empresa.

De este modo, no solo conseguiremos beneficios reales en términos de productividad, sino que cada empleado tendrá una idea clara de lo que importa y cómo tener éxito en su campo. De hecho, mantener la motivación alta beneficia la productividad; la motivación, sin embargo, no necesariamente coincide con la pasión, si bien debe necesariamente hacerlo con un propósito.

Es decir: hay que hacer también cosas que no nos gustan, porque tenemos una buena razón para hacerlas. Descubrir un propósito por el que estamos dispuestos a sacrificarnos es un ejercicio íntimo, que cada uno de nosotros debe realizar como persona, antes que como trabajador. Y la tecnología difícilmente puede ayudarnos en esto.