Consejos para la optimización de un equipo remoto

El entorno empresarial actual, caracterizado por la entrada de nuevas generaciones y nuevos modelos de organización, también implica diferentes formas de gestión y operatividad. La flexibilidad es un valor esencial para la mayoría de los trabajadores y esto se traduce en formas de cooperación menos estructuradas.

Una constante de las organizaciones actuales son los equipos descentralizados. Gracias a los avances tecnológicos es cada vez más frecuente trabajar con personas que se encuentran a muchos kilómetros de distancia. La gestión de los equipos remotos no siempre es fácil, sobre todo para los managers que se formaron en una época en la que la ‘presencialidad’ era el requisito esencial.

Existen dos tipos de problemáticas a los dos lados de la mesa: las dudas del empleador sobre la productividad del empleado, y el temor del trabajador de ser excluido de las dinámicas internas de la empresa, también en términos de oportunidades de promoción.

El directivo debería avanzar hacia un tipo de enfoque basado en la confianza, que se debe inspirar y también asignar a los colaboradores. El trabajador remoto, por su parte, debe entender que estar lejos físicamente no significa necesariamente ser excluido de las conversaciones importantes, actividades o dinámicas del equipo.

Ya en la fase de reclutamiento será esencial encontrar colaboradores capaces de trabajar a distancia si estamos creando un equipo remoto. No es para todos ya que algunas personas necesitan un espacio social en el que trabajar y reunirse todos los días. Tendremos que buscar perfiles de personas activas y proactivas que puedan avanzar con su trabajo sin la necesidad de una supervisión cercana y constante.

La comunicación es uno de los problemas principales. Una solución es adoptar un buen sistema de comunicación interna, con la unificación de los diferentes canales, preferentemente accesibles en tiempo real (Slack, por ejemplo, es una especie de oficina virtual, que evita la confusión de los chat. HipChat y Flowdock son otras opciones). También Asana o Basecamp como herramienta de gestión de proyectos. Por otra parte, es saludable utilizar una de las muchas aplicaciones que permiten el contacto cara a cara, que, de vez en cuando, puede ser necesario (Skype, HangOuts, FaceTime, etc.).

El uso de la tecnología que permite intercambiar y compartir ideas, enlaces, fotos y pensamientos de forma rápida sirve también para evitar que trabajar en remoto signifique trabajar solos, y nos ayuda a recordarnos el lado emocional y las personas con las que trabajamos. Un primer paso en esta dirección debe ser instruir a todos los miembros del equipo en el uso de estas tecnologías.

Una de las ventajas de trabajar de forma remota es poderlo hacer de manera asíncrona y ofrecer a todos la oportunidad de mejorar la gestión de sus propias horas de trabajo. Esto puede ayudar a mantener un equipo más relajado y, por lo tanto, más productivo y feliz. Para lograr el objetivo, sin embargo, la organización es primordial, mucho más que en el caso de un equipo presencial.

Para el buen funcionamiento de un equipo remoto los objetivos son clave: han de ser identificados y comunicados con toda claridad. Es imprescindible el uso de un gestor de actividades, donde los miembros del grupo puedan ver los plazos y el volumen de trabajo y el coordinador, por su parte, pueda comprobar fácilmente que el proyecto evoluciona correctamente así como distribuir las tareas entre los componentes del equipo.

El gestor puede ser un espacio de trabajo virtual compartido (Dropbox, Google Docs, Trello o OneDrive), útil tanto para sincronizar el trabajo de todos, como para tener una copia de seguridad de los archivos. Tener un calendario compartido, también es esencial para poder organizar mejor el trabajo y favorecer la planificación. Saber manejar bien el calendario significa permitir que cada componente del equipo pueda tener un horario más flexible sin reducir la productividad general.

La confusión es el primer enemigo del trabajo en remoto. Antes de iniciar un proyecto hay que asegurarse de haber explicado adecuadamente los objetivos del mismo, así como las tareas y las funciones y, sobre todo, que todos las hayan entendido correctamente. Además, es aconsejable realizar un seguimiento constante del estado del proyecto.

Las reuniones presenciales de equipos descentralizados son muy complicadas, ya que es muy difícil que todos puedan estar disponibles a la vez. No obstante, puede ser una buena idea organizar con antelación suficiente un evento especial, tal vez en un ambiente relajado, donde los miembros del grupo puedan encontrarse y conocerse en persona.

Otra de las características del equipo descentralizado es el cambio constante. Los miembros del equipo dependen del contexto y de los procesos externos y la inestabilidad del equipo puede dañar la productividad. Por lo tanto, deben ser comprobados periódicamente y analizados los indicadores de productividad y observar cómo el equipo se adapta a los diversos cambios. La adaptación es una parte esencial en el éxito de este tipo de equipo.

En conclusión, más allá de planes y estrategias, la primera necesidad sigue siendo la construcción de una cultura corporativa y de equipo fuerte que trascienda el lugar de trabajo. Mostrar a todos los miembros del equipo que cada uno de ellos es valorado como representante de la organización y como miembro del equipo, permite ajustar las iniciativas y los proyectos de los meses y años venideros. Y, por supuesto, reduce el riesgo de percibir una sensación de exclusión.

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