En un día, todos disponemos de las mismas horas que Einstein, Galileo Galillei y Da Vinci. Podemos lograr grandes resultados, pero tenemos que hacer que nuestra gestión del tiempo sea más efectiva y productiva. En su sentido más filosófico, el tiempo es un flujo que corre inexorable. Pero esto no significa que no se pueda controlar y gestionar de manera efectiva, aprendiendo a trabajar por objetivos y a seguir procesos para ganar eficiencia.
Hay docenas de recursos y ejercicios sobre gestión del tiempo. Desde la famosa ‘técnica del tomate’, basada en el uso de un temporizador para mantener la atención en una actividad, a las notas post-it de recordatorio o el muy apreciado y conocido método GTD (Getting Things Done) y las cinco fases del flujo de trabajo de David Allen. Todos son métodos efectivos y cada uno de nosotros debe encontrar el suyo, incluso combinando varias metodologías.
De hecho, como las neurociencias nos han confirmado, la percepción del tiempo es subjetiva, por lo que debemos ser conscientes de cuál es nuestra relación con esta entidad tan variable. La subjetividad temporal, por ejemplo, determina grandes diferencias entre las personas a la hora de seleccionar las prioridades y tomar decisiones.
El tiempo es hoy el recurso más valioso y raro, por lo que es necesario aprender a gestionarlo, y una buena gestión del tiempo es la base del éxito personal y profesional.
El time management prevé una serie de estrategias y prácticas destinadas a llevar a cabo actividades, proyectos y objetivos específicos en un marco de tiempo determinado.
Un esquema de este proceso cognitivo podría incluir:
- Establecer las prioridades
- Planificación efectiva de agenda y actividades
- Definición de objetivos SMART: S = specific (específico), M = measurable (medible), A = achievable (alcanzable), R = realistic (realista), T = time-based (temporizable)
- Establecer plazos
- Delegaciones de gestión (nadie es autosuficiente, necesitamos a las personas)
- Asignación temporal basada en las prioridades
- Análisis y seguimiento de resultados parciales
El tiempo es un recurso limitado, mientras que las cosas para hacer parecen ilimitadas. Es por eso que debemos entender el concepto de prioridad. Hay que elegir las cosas que hacer primero, las que hay que hacer personalmente y las que hay que encargar a otros.
Las cosas que hay que hacer en primera persona son aquellas con el mayor valor añadido. Las actividades heredan su importancia de los objetivos a los que se refieren, o de las consecuencias que derivan de ellas. Por lo tanto, su relevancia puede variar con el tiempo, debido a los cambios en nuestros objetivos o en las circunstancias del entorno. Debemos mantener un cierto grado de flexibilidad.
Si los objetivos son SMART, es muy útil ponerlos en una lista. Según Brian Tracy, uno de los principales expertos en gestión del tiempo, el sistema de las listas aumenta la eficiencia en un 25% ya desde el primer día. Una buena forma de organizar las listas es el método ABC, tal como lo define Alan Lakein. En su sistema, los ítems A son los más importantes (A-1, el más importante del grupo), luego B y finalmente C.
Para la gestión de las prioridades, otro buen método es el de las 4D:
- Delete (elimina): ¿Se puede eliminar esa actividad? ¿Cuáles son las consecuencias? Hay que recordar la regla 80/20 de Wilfredo Pareto: el 80% de los resultados provienen del 20% de las acciones.
- Delegate (delega): ¿Hay alguien más que pueda realizar esa actividad?
- Defer (aplaza): algunas actividades pueden realizarse más tarde, pero siempre bajo plazos definidos y sin caer en la trampa de la procrastinación.
- Do (haz): hay cosas que deben hacerse de inmediato y tienen prioridad absoluta, distinguiendo entre importancia y urgencia, incluso con la ayuda de un esquema gráfico.
La metodología Ágil puede ser muy útil cuando el objetivo que se quiere alcanzar es claro, pero no lo son los pasos necesarios para alcanzarlo. Desmontar proyectos complejos mediante la asignación de diferentes plazos y la planificación de un cronograma general con resultados parciales puede ayudar a mantener la dirección.
Desarrollar autonomía y autodisciplina para establecer un programa de trabajo y respetarlo, puede ser complejo. Por lo tanto, es necesario adquirir y entrenar, además del arte de delegar, la capacidad de gestionar las interrupciones y los imprevistos, previéndolos en lo posible. Finalmente, es esencial aprender a decir ‘NO’, pero nunca a alguien, sino siempre a algo.
Es necesario también aclarar la diferencia entre eficiencia y efectividad. La eficiencia nos permite hacer muchas cosas y, en el mejor de los casos, hacerlas bien. La efectividad nos permite hacer las cosas correctas, aquellas que realmente nos acercan a nuestros objetivos. Con una buena gestión del tiempo, se pueden hacer más cosas y mejor, en menos tiempo.
A menudo tendemos a llenar nuestro tiempo para sentirnos eficientes. En realidad, nos mantenemos lejos de los objetivos establecidos, porque, a pesar de ser eficientes, no somos efectivos. De ahí la sensación de estar corriendo ‘como pollos sin cabeza’, sensación de la que nace también el estrés. Las personas bien organizadas, con una gestión adecuada de sus prioridades, logran ser eficientes y eficaces. Y no se estresan.
La multitarea es un mito potencialmente muy dañino. Cada actividad debe llevarse a cabo de forma individual, resolverse, y luego pasar a la siguiente actividad. Tenemos que abandonar los sentimientos de culpa. El tiempo debe ser aprovechado, no llenado. Y, de vez en cuando, habría que preguntarse si todas las cosas que hacemos para cumplir con nuestros deberes profesionales, familiares y sociales son realmente necesarias para nosotros y nuestros objetivos.
Las actividades no productivas y de bajo valor, que no nos traen beneficios ni placer, deben ser eliminadas o reducidas a lo esencial. A menudo tendemos a excluir esta posibilidad, pensando que no podemos cambiar las cosas. En realidad, tenemos un amplio margen de maniobra. De hecho, si la mala noticia es que el tiempo vuela, la buena es que somos el piloto.