La metodología Agile para la gestión de riesgos

Agile gestión de riesgos

La gestión de riesgos puede definirse como un arte, una actividad humana que conlleva actitud, disciplina e intuición. La actitud de una empresa hacia la gestión de riesgos puede deducirse analizando su cultura, valores y principios y de cómo se ponen en práctica: apertura a la innovación, aceptación del error, gestión de personas.

Una cultura del riesgo efectiva es aquella que invierte en la capacitación de las personas, las empodera y recompensa de acuerdo con su capacidad para analizar, comprender y gestionar los riesgos, y las apoya en el descubrimiento de oportunidades que aún están ocultas para la mayoría de las personas.

La importancia y centralidad de la gestión de riesgos requiere que las organizaciones adopten metodologías articuladas. El esquema clásico prevé estos pasos: Planificación, Identificación, Análisis (cualitativo y cuantitativo), Control y Respuesta, acompañados de una estricta disciplina en su aplicación.

La intuición, finalmente, puede definirse como algo que, por un lado, surge de la propia predisposición, por otro, de la atención continua reservada a los eventos y situaciones que pueden influir positiva o negativamente en el desempeño de ciertas actividades.

El enfoque Agile contiene e interpreta perfectamente estas tres dimensiones. Además, esta metodología puede amplificar y mejorar en gran medida la eficacia de la gestión de riesgos gracias a sus características peculiares.

Según un dicho famoso: “Un pez entiende qué es el mar solo después de haber saltado por encima de la superficie y haberlo visto por primera vez”. Solo en ese momento, al verlo y experimentarlo de primera mano, se da cuenta de ello. Es la cuestión crucial de la consciencia: quienes somos, donde estamos y qué riesgos y oportunidades tenemos delante.

Primero, la experiencia y el conocimiento guían el proceso de identificación de posibles áreas sujetas a ciertos tipos de riesgo. En segundo lugar, un análisis continuo del contexto en el que operamos permite la identificación de riesgos de los que no teníamos conocimiento. Finalmente, cada evento inesperado representa un riesgo (o una oportunidad) que no estaba previsto. Los riesgos seleccionados en relación con nuestra conciencia son:

  • Conocidos conocidos (somos conscientes de ellos): riesgos que sabemos que existen, de los que somos conscientes y que podemos evaluar en términos de naturaleza, impacto, sopesando la probabilidad de que ocurran. Sabemos discernir cuándo ignorarlos por su escaso impacto, o cuándo actuar activamente para gestionarlos, mitigarlos o transferirlos a terceros. El cálculo.
  • Desconocidos conocidos (sabemos que no sabemos): elementos que sabemos no conocer o situaciones inciertas de las que no conocemos eventualidades e impactos potenciales. Por lo tanto, no es posible medirlos con precisión, pero somos conscientes de que pueden surgir problemas o sorpresas en esa área. La apuesta.
  • Desconocidos desconocidos (no sabemos que no sabemos): esta es la clase de riesgos más insidiosa, ya que está fuertemente relacionada con la incertidumbre y la variabilidad. No tenemos conciencia de ellos. Los eventos que pertenecen a esta categoría podrían manifestarse inesperadamente y afectar seriamente nuestra actividad. Lo imponderable.

Cuando el contexto en el que estamos trabajando es muy complejo, como suele ser el actual, aumenta la necesidad de desviar nuestra atención de la primera categoría a la tercera. Este esfuerzo de flexibilidad y adaptabilidad requiere más y mejor aptitud, disciplina e intuición. Aquí es donde la metodología Agile entra en juego.

En la metodología Agile, y en el marco de trabajo Scrum, hay varias prácticas y principios que, tal como fueron diseñados, predisponen a los equipos de trabajo a gestionar los riesgos de manera efectiva y proactiva.

En primer lugar, este enfoque sugiere trabajar para iteraciones de duración limitada (de dos a cuatro semanas), en las que cada una termina con una mejora tangible del producto, aunque parcial en sus fases intermedias, que el cliente/usuario final tiene que validar.
Con esta perspectiva, a diferencia de las más tradicionales, se generan ciclos de feedback muy rápidos, en los que los riesgos, derivados de hipótesis y acciones incorrectas, son verificados, gestionados y, posiblemente, desactivados rápidamente.

Otro efecto positivo del Agile radica en la posibilidad por parte del equipo de trabajo de verificar a corto plazo el resultado de las acciones que lleva a cabo: esto genera una aceleración en el aprendizaje tanto colectivo como individual. En el proceso se pueden producir más errores, porque los riesgos son inferiores y, por tanto, hay menos miedo a equivocarse. Por consecuencia, se aprende más y se avanza más rápido.

Otro pilar de la metodología (y de la gestión puntual del riesgo) es el evento Daily Scrum: una reunión operativa diaria de duración máxima de 15 minutos en la que todos los miembros del equipo se reúnen para:

  • ponerse al día sobre los progresos realizados durante el día anterior;
  • planificar el trabajo a realizar en este nuevo día de trabajo;
  • evaluar cualquier impedimento que haya surgido o riesgos identificados.

Esta práctica, si se aplica bien, es muy poderosa. Permite a los equipos pensar de manera proactiva sobre los riesgos y las oportunidades, evaluar los impactos y enfocarse en acciones puntuales y diligentes. Acostumbra a las mentes a pensar en términos de riesgos y soluciones.

La metodología Agile, en general, se basa en el control empírico de procesos. En Scrum, en particular, hay dos eventos diseñados específicamente para este propósito:

  • Inspección del producto (Sprint Review): verifica que lo que se ha producido al final de la iteración cumpla con las expectativas de las partes interesadas, se recopilan eventuales feedback y se controla el trabajo restante que se llevará a cabo en futuras iteraciones;
  • Inspección del proceso (Sprint Retrospective): el equipo reflexiona sobre el proceso utilizado para crear valor, sobre los métodos de trabajo aplicados en la iteración que acaba de finalizar, para realizar acciones de mejora.

Estos dos eventos nos permiten detectar cualquier riesgo derivado de hipótesis incorrectas, cambios de escenario o eventos inesperados, y beneficiarnos de situaciones positivas que no habíamos calculado previamente.

Otro elemento que indirectamente permite una mejor gestión de riesgos es la naturaleza multidisciplinaria de los equipos Agile. Esta característica permite acelerar el proceso de creación de valor, trayendo al equipo todas las figuras profesionales necesarias para el desempeño de la tarea. De este modo, el grupo de trabajo se vuelve más autónomo, evita dependencias externas y aumenta la eficiencia y la calidad en general.

Además, la diversidad de los miembros de esos equipos, en términos de experiencia, origen, antigüedad, género, culturas, tiene un impacto positivo también en la creatividad, gracias a un proceso analítico y de resolución de problemas mejorado por los diferentes puntos de vista en juego.

Es importante enfatizar también que el componente de riesgo influye fuertemente en la asignación de las prioridades. En Agile, el trabajo que debe llevarse a cabo se anota en un registro de trabajo (Product Backlog), un contenedor que organiza, por prioridades, la funcionalidades del producto en la fase de desarrollando. Es un modelo en continua evolución gracias a los feedback recopilados durante las diversas actividades. Por lo tanto, el proceso de priorización también es continuo y cambiante a lo largo de todo el proyecto.

Uno de los algoritmos más utilizados para asignar prioridades es el Cost of Delay (COD), identificable como el coste que la compañía asume que debe soportar si retrasa la comercialización de una determinada funcionalidad del producto. Este algoritmo evalúa cada elemento del registro a través de tres parámetros:

  • VB: valor de negocio y para el usuario final;
  • CT: criticidad temporal;
  • RO: potencial para reducir el riesgo o aprovechar una oportunidad.

El valor resultante de su suma (COD = VB + CT + RO) permite, por lo tanto, la asignación de la prioridad y la consiguiente elección de qué trabajo hacer primero.

En conclusión, la metodología Agile es una herramienta óptima para lidiar con la incertidumbre de nuestra época. Tampoco hace falta mencionar por enésima vez esa ambivalencia del idioma chino, todos ya sabemos que riesgo y oportunidad son caras de la misma moneda. Sin embargo, la transición de una cara a otra a menudo es solo una cuestión de velocidad de respuesta y adaptación a los eventos.