Cómo hacer networking en entornos virtuales e híbridos

Lo que parecía un experimento social y laboral temporal tiene toda la pinta de convertirse en algo permanente. El futuro verá la copresencia de entornos de trabajo virtuales y físicos, un contexto híbrido en el que habrá que adaptar las herramientas y la dinámica del networking y también del trabajo en equipo.

Si bien la tecnología ha hecho posible la continuidad del trabajo y la producción, es innegable que la distancia presenta ciertas limitaciones, en particular, en lo que respecta a los procesos creativos y las nuevas oportunidades que surgen del encuentro con otras personas. Sin embargo, el entorno virtual puede ser moldeado para proporcionar una gran cantidad de conexiones de alto potencial.

Esto vale tanto para los eventos como para el trabajo diario. En el primer caso, se trate de eventos de formación, conferencias para estudiantes o ponencias de un experto, todo se puede convertir en virtual gracias a las plataformas para videoconferencias o la grabación de webinar. Podremos grabar el contenido, difundirlo y reutilizarlo posteriormente. Además, los eventos híbridos, aunque requieren más implementación, ofrecen una gran cantidad de beneficios que superan con creces los costes.

Ventajas:

  • Alcance ampliado. La geografía ya no es un límite y añadir un componente virtual aumenta el público potencial.
  • Más datos y análisis. Agregar un componente virtual ofrece un inmenso potencial de captura de datos
  • Flexibilidad. Los asistentes pueden participar según sus horarios y lugares, como profesor empiezo a acumular anécdotas al respecto.
  • Mejor gestión del tiempo. En lugar de las típicas reuniones de 1 hora, se pueden llevar a cabo tres reuniones enfocadas de 15 minutos en una hora (incluidos descansos de 5 minutos).
  • Costes reducidos. Asistir a un evento online es casi siempre más barato que hacerlo de forma presencial

Si bien la mayoría de nosotros ya estamos familiarizados con las herramientas para las videoconferencias, hay algunos consejos que aún vale la pena mencionar:

  • Asegurarse de que la conexión tenga suficiente ancho de banda para permitir una comunicación fluida.
  • Animar a los asistentes a minimizar el uso externo de Internet durante las reuniones, también a quitar el sonido excepto quien esté presentando en ese momento.
  • Crear un ambiente adecuado: una buena iluminación puede hacer maravillas y una mala lo contrario.
  • Reducir la reverberación en una habitación mejora la calidad del audio. Si es posible, usar auriculares y un micrófono. No son necesarios, pero mejorarán mucho la calidad del encuentro.

Consejos para reuniones híbridas:

  1. Proporcionar un lugar donde todos los participantes del grupo de trabajo (tanto en presencia como virtuales) puedan reunirse en línea. La mejor solución es utilizar una plataforma a la que todos los asistentes puedan acceder durante el evento. Los asistentes virtuales se unen a través de sus dispositivos de escritorio y los presenciales a través de sus dispositivos móviles. Si bien no pueden reunirse cara a cara, aún pueden interactuar entre sí y conectarse en este foro en línea.

Además, una buena plataforma de eventos virtuales resuelve muchos otros problemas:

  • Permite retransmisiones en vivo en un entorno sin distracciones;
  • Garantiza a los participantes un fácil acceso a toda la información del evento;
  • Ofrece la oportunidad de enviar recordatorios y notificaciones incluso después del evento.

La gran mayoría de plataformas brinda la posibilidad de dividirse en grupos más reducidos con otros participantes, otras ofrecen una sala plenaria y salas dedicadas a reuniones individuales o talleres.

  1. Puede resultar útil ofrecer un servicio de matchmarking, con datos de todos los participantes y filtros tales como título profesional, empresa e intereses para dar contexto y fomentar reuniones específicas entre miembros del grupo, incluso a distancia.
  2. Puede ser complicado fomentar el networking durante el ajetreo de un evento, por lo que es preferible establecer un área dedicada exclusivamente a posteriores reuniones de networking.
  3. Ofrecer cinco minutos entre una reunión virtual y la siguiente permite un descanso que ya está garantizado en presencia, y también otorga un poco de tiempo extra para seguir hablando si fuera el caso.
  4. Comunicar y explicar con claridad y detalle los beneficios de las reuniones híbridas para aumentar la conectividad entre las dos audiencias (presencial y virtual). Los participantes presenciales pueden olvidar que hay personas interesantes para conocer virtualmente, y viceversa.
  5. Si la empatía y las relaciones se desarrollan de forma natural en presencia, la serendipia debe ser programada en el modo virtual:
    – Crear una red virtual estructurada y frecuentada con posibilidad de desarrollar proyectos y reuniones que vayan más allá del ámbito laboral.
    – Los mecanismos de gamificación se pueden aprovechar para crear mayores vínculos entre los participantes con sesiones de ocio virtual.
  6. Dedicar unos minutos a la creación de un resumen del evento posterior a la retransmisión. Si bien la audiencia en presencial se mezcla naturalmente, se debe ofrecer un resumen estructurado de la experiencia para no perder el contacto con la parte virtual y compartir una agenda de contactos (móvil, mail, Whatsapp, Linkedin) de todos los participantes.
  7. Aprovechar la cola de los eventos. Muchas plataformas para eventos virtuales permiten un networking estructurado durante unos días después del evento. Esto da el paso a que los participantes en presencial organicen reuniones virtuales con los que asistieron de forma remota. Como regla general, las plataformas digitales y la experiencia se benefician del uso repetido, lo que significa que extender las posibilidades de networking por unos días tras el fin del evento asegura que los participantes tengan más interacciones al romper los límites entre presencia y virtual.

Hasta aquí las oportunidades de networking que ofrecen los eventos en contextos virtuales e híbridos. Pero ahora veamos cómo se puede ampliar o fortalecer la red de contactos durante la práctica laboral diaria.

La virtualidad de las conexiones ha eliminado la aleatoriedad accidental, pero potencialmente profunda, que facilitan las conversaciones cara a cara. Todo debe ser programado. La creación de redes digitales es posible, pero rara vez es fácil y, en cualquier caso, debe ser planificada y provocada deliberadamente. He aquí algunas pautas para intentarlo.

  1. Hacer las presentaciones

Incluso a distancia, se pueden crear nuevas relaciones fructíferas. Un buen hábito en el mundo físico es conectar personas que comparten un mismo entorno laboral o interés común. Es posible hacerlo también a distancia, por ejemplo, enviando un correo electrónico en el que se incluyen diferentes personas y se les explica por qué creemos que podría ser útil ponerse en contacto. Lógicamente, hay que avisar y pedir permiso con antelación a los implicados. Posteriormente también podemos organizar una vídeo reunión. Al establecer esta dinámica virtuosa, también podremos pedir con más eficacia que alguien nos presente a una persona que nos interesa.

  1. Redes sociales

Las redes sociales son una gran herramienta para hacer networking remoto. Siempre es útil escribir un mensaje personalizado, explicando cómo encontramos el perfil de la persona que queremos contactar y por qué. Igual que en el mundo físico, las relaciones deben construirse gradualmente y el envío de un mensaje directo como primera aproximación no suele funcionar, mejor entrar antes en conversaciones comunes. Si publicamos contenidos en un blog, este puede ser una excepcional palanca de atracción. De acuerdo con la lógica del benchmark, también en el mundo virtual es recomendable seguir a los líderes y referentes en nuestro campo de interés, e intentar interactuar en el marco de comunidades y eventos virtuales afines. Internet es un lugar muy útil para los tímidos e introvertidos que quieren construir una red de contactos: la comunicación mediada ciertamente les conviene más que la presencial. Además, de forma remota y por escrito también es más fácil comunicarse en un idioma distinto.

  1. Fortalecer los lazos existentes

En lugar de expandirla, las conexiones virtuales se pueden aprovechar para profundizar una red ya existente. En un momento en el que conocer gente nueva es más complicado, acudir a personas que ya conocemos es útil para fortalecer las relaciones. Las emociones positivas y la coherencia son las que crean vínculos y los mantienen en el tiempo.

  1. Cuidar nuestra presencia online

Todo sirve para definirnos y cada elemento que insertemos en los distintos canales virtuales que frecuentamos puede convertirse en una oportunidad para entablar una conversación. Hoy en día, presentarse en las cuentas de Whatsapp, Linkedin, Slack, Teams, Google Hangouts, Skype for Business, Zoom o en una simple firma de correo electrónico sin foto o elementos biográficos ya no es aceptable. No existe un código único, formal o informal, y cada uno puede decidir cómo presentarse, pero ciertamente estos espacios no se pueden dejar vacíos porque son una herramienta para que nuestra presentación resulte mas cálida y personal. Una cita de Churchill en la firma del correo electrónico, por ejemplo, puede indicar una pasión por la historia y servir para entablar una conversación inicial. Si entramos en contacto por primera vez con una persona de manera virtual es muy útil, y cortés, brindar con anticipación alguna pequeña información sobre nosotros, ya que falta toda la parte del lenguaje corporal.

  1. Dar las gracias

Puede parecer obvio, pero no lo es. Expresar gratitud renueva los lazos con personas con las que hablamos desde hace tiempo. ‘Gracias’ también es un excelente cierre para los mail fríos de trabajo. Si bien la ganancia inmediata de este hábito es sentirse bien con el mundo, el beneficio más duradero es la creación de una conexión más cálida. Una buena idea, por ejemplo, es agradecer a los profesores o colaboradores o ex jefes por las cosas aprendidas de ellos, en el momento en el que nos resultan útiles en nuestra trayectoria. Dar las gracias es rápido, fácil y productivo para el trabajo futuro. La clave, una vez más, es dar más de lo que se recibe.

Otras aplicaciones útiles para el networking digital:

GroupMe (Un servicio de mensajería grupal)
Shapr (Hacer amigos en los negocios)
Bizzabo (Una herramienta de networking para conferencias)
Invitly (Para agrandar la red profesional)