En un bochornoso día del julio 2005 en Singapur, un exatleta olímpico británico se puso en pie para presentar la candidatura de su ciudad, Londres, como sede de los Juegos Olímpicos de 2012. La capital inglesa no pasaba del tercer lugar en todas las apuestas, siempre por detrás de París y Madrid. Sebastian Coe tenía la tarea de cerrar con su discurso la presentación final. Según muchos, el suyo será uno de los mejores discursos jamás pronunciados para una candidatura olímpica. Y, como ya saben, salió victorioso.
A la delegación de Londres se le había permitido introducir en la sala de las votaciones a un centenar de simpatizantes, treinta de los cuales eran jóvenes de la capital. Coe no hizo más que considerar la naturaleza de su audiencia e identificar un tema sencillo, claro y ganador: los jóvenes y su fe en el ideal olímpico. La manera para involucrar a la audiencia emocionalmente y, en consecuencia, influir positivamente en los votantes, fue la de contar una simple historia personal: el descubrimiento de la pasión por el deporte del joven Coe, a través de las imágenes de los Juegos transmitidas en un gimnasio de su escuela.
Ahora bien, todos tenemos en mente otra reciente presentación ‘olímpica’, que no tuvo el mismo éxito. Muchas de las razones de un resultado tan diferente se encuentran en una preparación técnica desigual y en un déficit cultural en la formación de este tipo de competencia. Al igual que en los deportes, los resultados en los negocios se obtienen mediante la mejora de la genética con sacrificio y entrenamiento constante. Hablar en público es una habilidad que debe ser cultivada con profesionalidad y no se puede confiar en la improvisación o en un supuesto talento comunicativo mediterráneo….
Todos hemos sido víctimas de presentaciones aburridas y confusas. Y esto no se debe necesariamente al objeto de la exposición. Incluso los temas más aburridos se pueden hacer emocionantes e interesantes gracias a un buen orador.
Realizar una presentación es mucho más que ser un experto de la materia, se necesitan diferentes habilidades para presentar la información de manera adecuada: hay que desarrollar habilidades de comunicación.
Hay muy pocas cosas más aburridas que una lista desordenada de hechos. Una verdadera presentación no es un simple elenco de datos, de lo contrario, sería más conveniente escribir un artículo. La razón de ser de las presentaciones es el diálogo y la interpretación de estos datos. Las personas ya son capaces de leer y si deciden tomarse la molestia de asistir a una presentación es para conocer el ‘significado’ y ver cómo este puede tomar vida.
Es esencial reconocer al público el respeto que se merecen su tiempo y atención, transmitiendo la información de forma concisa, clara e interesante. Hay que estar dispuestos a sacrificar algunos detalles para presentar el tema de manera adecuada a la audiencia. Este es el objetivo de toda buena presentación: no demostrar el dominio de un tema, sino despertar el interés hacia ello.
Las diapositivas
El uso de diapositivas se ha convertido en sinónimo de presentación en muchos campos. El problema, sin embargo, es que llega un momento en el que la gente, si lee las diapositivas, ya no sigue al orador, o bien si escucha al orador, entonces ni mira las diapositivas. Pensando en el objetivo de la presentación y en su contexto, se debe ser pragmáticos y reflexionar sobre la utilidad real de las diapositivas: el principal activo y contenido de una presentación es, de hecho, la exposición de un argumento en vivo y de la voz del hablante. Las diapositivas son una ayuda que puede ser útil en algunos momentos, pero no en todos. La exposición es algo dinámico, vivo, si el público quisiera leer una lista de puntos proyectados en una pantalla, simplemente leería un libro o un artículo en Internet. Sin embargo, las diapositivas bien utilizadas pueden involucrar a la audiencia emocionalmente y estimular su imaginación, ayudando a mantener viva la atención y a mejorar la memoria de lo que se está diciendo.
Preparación
En primer lugar, por lo tanto, es necesario tener bien claros:
• La audiencia.
• El objetivo.
• El mensaje.
El uso de las herramientas apropiadas será una consecuencia de ello.
Una vez que esté claro el objetivo, se podrá pasar a la redacción de la presentación. Es conveniente exponer en voz alta y lejos del ordenador, probando diferentes enfoques y anotando, sobre papel, ideas, frases y pensamientos importantes. Después de definir la columna vertebral de la presentación, la escribiremos en un papel. Además, hay que tener en cuenta que la mejor manera de ilustrar algunos conceptos es a través de demostraciones, por tanto: muchas demostraciones y pocas descripciones.
En la fase de escritura tendremos que identificar la idea clave que queremos comunicar y centrarnos en ella. Es más fácil impactar a la audiencia cuando el punto importante es uno, en lugar de exhibir una colección de hechos vagamente relacionados.
La idea central es el tema de la presentación, en torno al cual reuniremos citas, anécdotas, hechos para construir una historia coherente a su alrededor. Si, por ejemplo, el objetivo es la candidatura de nuestra ciudad a la organización de los Juegos Olímpicos, será más coherente hablar de nuestro amor por el deporte, que de como nos gusta el café con leche…..
Una vez que tengamos hecha la presentación: hay que practicar, practicar y seguir practicando. Preferiblemente en voz alta. Probar, cambiando el orden de los argumentos, borrar lo innecesario y editar la presentación, de modo que resulte muy cohesionada y comunique de manera efectiva la idea central. Lo ideal sería tener a alguien que pueda escuchar la exposición y aportarnos su feedback o bien grabarnos en vídeo. También hay que tener cuidado en respetar el tiempo del que disponemos. No se tiene que memorizar todo, sólo los puntos clave, el resto, si se domina el tema y se ha practicado suficiente, saldrá de forma natural.
La presentación debe tener una estructura simple, clara y fácil de seguir. Cualquiera que sea la tipología de la exposición, la secuencia de elementos debe tener una estructura lógica coherente. Es útil tener buenas habilidades de storytelling, pero en cualquier caso, el discurso debe tener una introducción, un cuerpo central (que posiblemente llegue a un clímax) y una conclusión impactante.
El plan de trabajo podría ser:
1 . Identificar los puntos relevantes para la audiencia.
2 . Ponerlos en el orden que capte mejor la atención de la audiencia.
3 . Proporcionar el contexto necesario.
4 . Enriquecer con elementos de teatralidad.
5 . Cierre
Introducción
El día de la presentación se debe llegar preparados. No es muy profesional toquetear el proyector o el ordenador portátil, mientras el público está esperando…
Para romper el hielo, en apertura, se puede:
• Hacer una pregunta.
• Desafiar a la audiencia.
• Citar a una persona famosa.
• Contar una historia divertida.
• Contar un hecho interesante.
• Proponer una visión grandiosa (y luego proponer cómo hacerla realidad).
• Proponer una visión aterradora (y luego hablar de cómo no hacerla realidad).
En otras palabras es conveniente comenzar la charla con algo interesante para captar de inmediato la atención de la audiencia. Y, a ser posible, sorprender al público.
Cuerpo central
Durante la presentación hay que crear una sensación de conexión con el público: dar la impresión de estar ahí por y para ellos. El ponente con su actitud debe crear un clima tranquilo y agradable, pero sin quitar importancia al tema.
Debemos tener en cuenta que el entusiasmo es contagioso. Si el ponente trasmite pasión, la presentación tomará vida y logrará captar la atención del público, haciendo que el tiempo pierda su significado.
Si es preciso, se puede optar por involucrar a la audiencia, transformando la presentación en un debate interactivo, para lo cual hay que estar preparados en términos de dialéctica y dominar a la perfección el tema.
Otras recomendaciones para una buena exposición en público son:
· Mirar a las personas a los ojos, de una en una, no se trata de hacer barridos rápidos con la mirada.
· Utilizar el lenguaje corporal y moverse, pero sin exagerar: no es una carrera.
· No recitar los puntos de memoria o, peor, leer las diapositivas.
· Utilizar un tono de voz claro, hablar despacio y variar el ritmo para enfatizar los mensajes.
· Contar una historia. Un toque personal puede ayudar mucho para hacer que una presentación resulte auténtica e interesante.
· Usar la retórica para ser incisivos y memorables. Hacer una pausa antes de exponer un punto importante crea expectación y drama: un momento teatral que mantiene la atención.
· Emocionar. Es uno de los métodos principales y más eficaces para mantener la atención y llevar los conceptos a su destino. Con un poco de práctica cualquier tema puede ser tratado desde el punto de vista humano.
Cierre
Es importante cerrar la presentación con una síntesis de los puntos principales y una última y clara exposición del mensaje clave.
El público debe tener la sensación de haber invertido bien su tiempo, obtenido algo de la presentación y debe volver a casa con información útil e inmediatamente aplicable en su vida.
Presentar algo es más que una mera enumeración de hechos y datos. Se trata de una verdadero dialogo entre el ponente y el público, que incluye elementos de teatro y drama. Tenemos que aprender a comunicar con eficacia no sólo con palabras, sino también con el lenguaje corporal. Debemos utilizar el ritmo adecuado, las emociones, la empatía y conocer al público al que nos dirigimos, para que todos estos factores influyan sobre ello. Sabiendo que la perfección se logra a través de una cuidadosa disminución y no de la redundancia.
Por Catalina Pons y Andrés Raya.